Die meisten verspäteten Zahlungen sind nicht böse gemeint – sie geraten einfach in Vergessenheit unter einem Stapel anderer Rechnungen. Eine gut zeitlich abgestimmte Zahlungserinnerung führt zu deutlich mehr eingegangenen Zahlungen als zu warten und zu hoffen oder sofort mit rechtlichen Schritten zu drohen.
Wann jede Zahlungserinnerung versenden
- 3 Tage vor Fälligkeit: eine freundliche Erinnerung, keine Mahnung – einfach nur ein Hinweis, dass die Rechnung bald fällig wird.
- 1–3 Tage nach Fälligkeit: ein höfliches Anschreiben, das davon ausgeht, dass die Rechnung nur übersehen wurde.
- 10–14 Tage nach Fälligkeit: ein deutlicheres Schreiben mit Referenz zur ursprünglichen Rechnungsnummer und dem Betrag, mit der Bitte um eine konkrete Antwort.
- 30+ Tage nach Fälligkeit: eine klare Aussage zu den nächsten Schritten, einschließlich etwaiger in Ihrer ursprünglichen Vereinbarung festgelegter Verzugszinsen.
Was jedes Mal unbedingt enthalten sein sollte
- Die ursprüngliche Rechnungsnummer und das Datum, damit es keine Unklarheiten über die Referenz gibt
- Der genaue fällige Betrag
- Ein direkter Link oder eine Anlage zum erneuten Versand der Rechnung, da diese oft einfach verloren gegangen ist
- Ein klarer nächster Schritt – zahlen bis zum Datum X oder antworten zur Klärung
Bleiben Sie sachlich, nicht vorwurfsvoll
Auch die deutlicheren Zahlungserinnerungen funktionieren besser, wenn man von gutem Willen ausgeht, statt zu unterstellen, dass der Kunde Sie meidet. „Wollte das nur ansprechen, falls es untergegangen ist“ führt zu besseren Reaktionsquoten als „Dies ist nun erheblich überfällig.“ Erstellen Sie eine saubere, professionelle Rechnung zum Beifügen einer beliebigen Zahlungserinnerung mit BizInvoiceGen.